Le Dr Warren Roberts explique comment Facetec a transformé le flux de travail de son cabinet et l'expérience des patients.
Le défi
Avant de mettre en place Facetec, notre cabinet dentaire était confronté à plusieurs défis importants dans la gestion des traitements Botox et de la documentation des patients :
Charge de documentation manuelle
Chaque traitement au Botox nécessitait une saisie manuelle approfondie des détails du produit, de la posologie, des numéros de flacons et du nombre d'unités. Au fur et à mesure que les patients revenaient pour leurs contrôles de 2 semaines et leurs nouveaux traitements de 3-4 mois sur plusieurs années, leurs dossiers physiques devenaient de plus en plus volumineux et encombrants à gérer.
Limites de la gestion des photos
Dans la plupart des provinces, il est obligatoire d'enregistrer la série de 29 photos du RFRP. Nos logiciels dentaires existants (Eaglesoft, Dentrix et autres) ne pouvaient tout simplement pas gérer l'organisation de ces 29 photos. Les systèmes ne pouvaient pas faire apparaître des photos prises à deux dates différentes, ni comparer des images prises lors de différentes visites, ni permettre aux praticiens de choisir les dates à comparer. En outre, les photos des marques de traitement étaient stockées séparément de la série RFRP, ce qui empêchait de les visualiser ensemble pour planifier un traitement complet.
Flux de travail inefficace
Le processus fastidieux de saisie des dossiers et de gestion des photos a créé des goulots d'étranglement dans le flux de travail de notre cabinet, réduisant le temps disponible pour les soins et la consultation des patients.
La solution Facetec
Notre équipe a été immédiatement attirée par la facilité d'utilisation et l'efficacité de Facetec. Nous avons été le premier client de Facetec lors de son lancement et nous avons vu la plateforme s'améliorer continuellement au fil du temps.
Résultats et avantages de l'utilisation de Facetec
Gain de temps
Facetec a permis des gains de temps mesurables tout au long du parcours du patient :
- Efficacité avant l'arrivée: Les patients peuvent désormais s'inscrire, compléter leurs antécédents médicaux et les formulaires de consentement avant d'arriver au cabinet.
- Photographie simplifiéeLe téléchargement de photographies est nettement plus simple, avec la flexibilité d'utiliser divers appareils photo – qu'il s'agisse d'un iPhone ou d'un caméra intra-orale.
- Calculs automatisés: Une fois le traitement saisi, Facetec totalise automatiquement les frais.
- Simplification de la saisie des données: Au lieu d'écrire ou de saisir à chaque fois les détails du produit, la posologie et les informations sur le flacon, notre équipe clique simplement sur la case appropriée.
Amélioration du flux de consultation
La présentation organisée de la série RFRP dans notre bureau privé a transformé notre processus de consultation. Nous pouvons désormais :
- Examinez les photos de manière organisée avant de rencontrer le patient, ce qui nous permet de visualiser les problèmes et de commencer à formuler des plans de traitement.
- Accordez plus d'attention à l'entretien avec le patient qu'à la gestion de la paperasserie.
- Sélectionnez facilement des photos clés pour mettre en valeur les recommandations de traitement.
- Montrer aux patients des possibilités de traitement supplémentaires au niveau de la tête et du cou qu'ils n'avaient pas envisagées.
Amélioration de l'expérience des patients
Des résultats visuels que les patients apprécient
Les patients Botox apprécient de voir leurs comparaisons de photos avant et après. Nous pouvons même les former à utiliser eux-mêmes le mode de comparaison photographique de Facetec, créant ainsi un engagement et démontrant les résultats.
Systèmes professionnels
Les patients remarquent que nous avons mis en place des systèmes sophistiqués que les cabinets qu'ils ont fréquentés précédemment n'avaient pas, ce qui renforce la confiance dans l'engagement de notre cabinet à fournir des soins de qualité et de bons résultats.
Amélioration du marketing et de l'acceptation des dossiers
Marketing visuel ciblé
Les divisions du portefeuille de Facetec par sexe, âge et origine permettent aux patients d'imaginer ce que les traitements peuvent faire pour eux spécifiquement. Par exemple, un patient asiatique de plus de 60 ans peut voir les résultats d'une personne aux caractéristiques similaires, plutôt que les résultats d'une patiente caucasienne d'une vingtaine d'années.
Possibilités de traitement élargies
Les patients arrivent souvent en demandant un traitement pour une zone spécifique. Facetec nous permet de montrer toutes les autres zones de la tête et du cou qui pourraient être améliorées — des traitements dont les patients ignoraient même l'existence.
Collaboration d'équipe
Un flux de travail sans faille
La réceptionniste, l'assistante et l'injecteur peuvent facilement ajouter des notes et collaborer au sein du système. Le bouton Aperçu est particulièrement précieux — n'importe quelle assistante peut l'utiliser Graphique d'injection intelligent et enregistrent la zone de traitement et savent immédiatement quel dosage doit être prélevé dans les seringues, ce qui rend notre flux en cabinet plus efficace.
Automatisation des tâches administratives
- La tabulation immédiate des frais permet de gagner du temps à la caisse.
- Lorsque le traitement thérapeutique est sélectionné, Facetec supprime automatiquement les taxes et fournit un reçu thérapeutique que les patients peuvent inclure dans leur déclaration annuelle à l'Agence du revenu du Canada.
Accès en nuage
Le plus important est peut-être que Facetec est entièrement sans papier. Toutes les informations relatives aux patients peuvent être consultées dans le nuage depuis n'importe où, ce qui élimine le fardeau des dossiers physiques encombrants et permet à notre équipe de travailler efficacement depuis n'importe quel endroit.
“Facetec a transformé notre façon de documenter, de planifier et d'administrer les traitements de Botox — permettant de gagner du temps, d'améliorer la satisfaction des patients et de permettre à notre équipe de fournir des soins exceptionnels avec une plus grande efficacité.“
Dr. Warren Roberts, Directeur clinique et cofondateur de PTIFAT
